Według badań przeprowadzonych w 2007 roku na jedną osobę przypadało około 50GB danych, dziś liczba ta może być nawet dwu krotnie większa. Przyczynił się do tego rozwój Internetu oraz powiększenie pojemności dysków. Aby przechowywać bezpiecznie takie dane musimy nagrywać je na odpowiednich nośnikach, bądź magazynować w innych miejscach. Jeśli byśmy nagrywali kpie zapasowe na płytach CD to pewnie byłby chaos ze względu na ich dużą ilość. Warto więc mieć odpowiedni porządek w swoich zasobach. Dlatego jeśli tak nie jest to zróbmy go a później o niego zadbajmy by nowy nie było bałaganu. Aby gromadzić kopie należy stworzyć do tego jeden folder, a nim podfoldery których nazwy powinny mieć jakieś dla nas znaczenie. Aby mieć porządek musimy nazywać foldery np. zdjęcia z wesela Janka umieszczamy w naszym głównym folderze z kopiami, w podfolderze zdjęcia i w kolejnym podfolderze o nazwie wesele-janka-2007. Czasem tez możemy zmieniać nazwy zdjęć jednak jest to pracochłonne, z pomocą może nam przyjść jeden z darmowych programów który zrobi taką operację grupowo. Warto też przed zrobieniem kopii przeskanować nasz dysk i znaleźć duplikaty plików, dzięki temu zachowamy większy porządek i zaoszczędzimy miejsce na dysku. Możemy to zrobić za pomocą jednego z darmowych programów dostępnych w Internecie. Nie bez znaczenia jest też zapis pliku w odpowiednim formacie. Jeśli mamy jakiś dokument o rozszerzeniu .doc czy jakimś innym, możemy być pewni że za 20 – 30 lat po prostu nie będziemy mieli jak go otworzyć. Postęp technologiczny będzie tak wielki że możemy nie mieć do tego odpowiedniego programu. Naprzeciw temu problemowi wyszli programiści którzy stworzyli specjalny rodzaj pliku nazwany PDF/A. Jest to specjalna wersja zwykłego pliku PDF która ma być odporna na czas. W pliku tym mają być zapisywane czcionki, obrazy czy dane co umożliwi ich otwarcie w oryginalny sposób. Funkcja tworzenia takich plików jest dostępna zarówno w pakiecie Office jak i w OpenOffice. Jednak zapisując dokumenty w ten sposób będziemy mieli jedynie możliwość ich odczytu ale nie będziemy mogli ich edytować.